Dữ liệu cá nhân là một phần quan trọng trong cuộc sống hiện đại, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh và công nghệ thông tin. Việc thu thập, sử dụng và xử lý dữ liệu cá nhân đòi hỏi sự bảo mật và chịu trách nhiệm của các tổ chức và doanh nghiệp. Để đảm bảo tính riêng tư và an toàn của dữ liệu cá nhân, các chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân đã được đưa ra và được áp dụng rộng rãi trên thế giới.
Trong bối cảnh nền kinh tế số đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, việc xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động là cực kỳ cần thiết. Bài viết này Luật Thành Đô sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cách xây dựng văn bản chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động trên cơ sở các quy định về Nghị định 13/2023/NĐ-CP về quản lý, bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân.
1. Định nghĩa và phạm vi áp dụng
1.1. Định nghĩa
Trước khi bắt đầu xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động, các tổ chức và doanh nghiệp cần hiểu rõ về khái niệm dữ liệu cá nhân. Theo quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP, dữ liệu cá nhân là thông tin liên quan đến một cá nhân được xác định hoặc có thể xác định được (chủ thể dữ liệu cá nhân). Đây có thể là tên, địa chỉ, số điện thoại, email, số CMND, hình ảnh, dấu vân tay, vân tay, dữ liệu y tế, dữ liệu tài chính, v.v.
1.2. Phạm vi áp dụng
Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân áp dụng cho tất cả các tổ chức và doanh nghiệp thu thập, sử dụng và xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động trong quá trình kinh doanh và hoạt động của mình. Điều này bao gồm các tổ chức và doanh nghiệp trong cả khu vực công và tư, bao gồm cả các tổ chức và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
2. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân
2.1. Quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân
Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, chủ thể dữ liệu cá nhân có 11 quyền sau đây:
– Quyền được biết: Chủ thể dữ liệu được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.
– Quyền đồng ý: Chủ thể dữ liệu được đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp quy định tại Điều 17 Nghị định này.
– Quyền truy cập: Chủ thể dữ liệu được truy cập để xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.
– Quyền rút lại sự đồng ý: Chủ thể dữ liệu được quyền rút lại sự đồng ý của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.
– Quyền xóa dữ liệu: Chủ thể dữ liệu được xóa hoặc yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.
– Quyền hạn chế xử lý dữ liệu: Chủ thể dữ liệu được yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác; Việc hạn chế xử lý dữ liệu được thực hiện trong 72 giờ sau khi có yêu cầu của chủ thể dữ liệu, với toàn bộ dữ liệu cá nhân mà chủ thể dữ liệu yêu cầu hạn chế, trừ trường hợp luật có quy định khác.
– Quyền cung cấp dữ liệu: Chủ thể dữ liệu được yêu cầu Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân cung cấp cho bản thân dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.
– Quyền phản đối xử lý dữ liệu: Chủ thể dữ liệu được phản đối Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân xử lý dữ liệu cá nhân của mình nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế tiết lộ dữ liệu cá nhân hoặc sử dụng cho mục đích quảng cáo, tiếp thị, trừ trường hợp luật có quy định khác; Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân thực hiện yêu cầu của chủ thể dữ liệu trong 72 giờ sau khi nhận được yêu cầu, trừ trường hợp luật có quy định khác.
– Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện: Chủ thể dữ liệu có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện theo quy định của pháp luật.
– Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại: Chủ thể dữ liệu có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật khi xảy ra vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác.
– Quyền tự bảo vệ: Chủ thể dữ liệu có quyền tự bảo vệ theo quy định của Bộ luật Dân sự, luật khác có liên quan và Nghị định này, hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện các phương thức bảo vệ quyền dân sự theo quy định tại Điều 11 Bộ luật Dân sự.
2.2. Nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân
Ngoài các quyền được đảm bảo, chủ thể dữ liệu cá nhân cũng có nghĩa vụ phải tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Điều này bao gồm:
– Tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình; yêu cầu các tổ chức, cá nhân khác có liên quan bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình.
– Tôn trọng, bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác.
– Cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cá nhân khi đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân.
– Tham gia tuyên truyền, phổ biến kỹ năng bảo vệ dữ liệu cá nhân.
– Thực hiện quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và tham gia phòng, chống các hành vi vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
3. Xây dựng văn bản chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động
3.1. Nghiên cứu và tìm hiểu quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân
Trước khi bắt đầu xây dựng văn bản chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động, các tổ chức và doanh nghiệp cần nghiên cứu và tìm hiểu kỹ luật liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Ngoài Nghị định 13/2023/NĐ-CP, các tổ chức và doanh nghiệp cũng cần tham khảo các quy định khác như Luật An ninh mạng, Luật Cạnh tranh, Luật Bảo hiểm xã hội, .v.v.
3.2. Xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng của chính sách
Mục tiêu của chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động là đảm bảo tính riêng tư và an toàn của dữ liệu cá nhân trong quá trình thu thập, sử dụng và xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động. Các tổ chức và doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi áp dụng của chính sách, bao gồm các loại dữ liệu cá nhân của người lao động được thu thập, các hoạt động liên quan đến dữ liệu cá nhân và các quy định mà người lao động được bảo vệ dữ liệu cá nhân.
3.3. Xây dựng các quy định và biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân
Các tổ chức và doanh nghiệp cần xây dựng các quy định và biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với người lao động để đảm bảo tính riêng tư và an toàn của dữ liệu của cán bộ, nhân viên, người lao động trong các tổ chức, doanh nghiệp. Các quy định cần được xây dựng dựa trên các quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP và các luật liên quan khác. Các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể bao gồm:
– Đảm bảo tính bảo mật của hệ thống lưu trữ dữ liệu.
– Xác thực người sử dụng và kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu.
– Giám sát và theo dõi việc sử dụng dữ liệu.
– Sao lưu và phục hồi dữ liệu định kỳ.
– Hạn chế việc chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba mà không có sự đồng ý của người lao động.
3.4. Thực hiện kiểm tra và đánh giá
Sau khi hoàn thành việc xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với người lao động, các tổ chức và doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra và đánh giá để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ các quy định. Kiểm tra và đánh giá cũng giúp phát hiện và khắc phục các sai sót hoặc lỗ hổng trong quá trình thực hiện chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động.
3.5. Sự đồng ý của người lao động
Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, việc thu thập, sử dụng và xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của họ. Điều này có nghĩa là các tổ chức và doanh nghiệp cần thu thập sự đồng ý rõ ràng từ người lao động trước khi thu thập bất kỳ dữ liệu cá nhân nào. Sự đồng ý cần được ghi lại và lưu trữ để phục vụ cho mục đích kiểm tra và đánh giá sau này.
Việc xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động là công việc có vai trò rất quan trọng trong thời đại công nghệ số hiện nay. Để đảm bảo tính riêng tư và an toàn của dữ liệu cá nhân, các tổ chức và doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP và các luật liên quan khác. Bằng việc áp dụng đúng và hiệu quả chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với người lao động, chúng ta có thể đảm bảo sự tin tưởng và hài lòng của người lao động, đồng thời giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động đối với dữ liệu cá nhân của họ.
